Ajudas de custo e despesas de deslocação: o que diz a lei em Portugal?

No dia a dia das empresas, é comum existirem situações em que os trabalhadores necessitam de se deslocar em serviço e suportar despesas adicionais com alimentação, alojamento, transporte ou utilização de viatura própria.

Para compensar estes encargos, as empresas podem atribuir ajudas de custo ou proceder ao reembolso de determinadas despesas. No entanto, o seu tratamento exige atenção, uma vez que existem regras fiscais, contributivas e documentais que devem ser respeitadas.

Compreender o correto enquadramento destas verbas é essencial para evitar erros e garantir uma gestão rigorosa.

O que são ajudas de custo?

As ajudas de custo são valores atribuídos com o objetivo de compensar despesas adicionais suportadas pelo trabalhador em consequência de uma deslocação realizada ao serviço da entidade empregadora.

Podem estar associadas, nomeadamente, a despesas com alimentação e alojamento decorrentes dessas deslocações.

No setor privado, não existe um regime geral que estabeleça, para todas as empresas, o direito e os valores das ajudas de custo nos mesmos termos da Administração Pública. No entanto, para efeitos fiscais, os limites e pressupostos aplicáveis aos trabalhadores em funções públicas são utilizados como referência.

Importa ainda não confundir as ajudas de custo com outras prestações, como o subsídio de alimentação, que possui um enquadramento fiscal e contributivo próprio.

Quando estão sujeitas a IRS?

Para efeitos de IRS, as ajudas de custo podem não constituir rendimento tributável quando têm efetivamente natureza compensatória, são atribuídas no âmbito de uma deslocação em serviço e respeitam os pressupostos e limites legalmente aplicáveis.

Quando os valores pagos ultrapassam esses limites, a parte excedente é considerada rendimento do trabalho dependente e fica sujeita a IRS.

Também podem existir consequências fiscais quando não estão reunidas as condições necessárias para que determinado pagamento seja considerado uma verdadeira ajuda de custo.

Por este motivo, não basta designar uma verba como “ajuda de custo”. É necessário que exista uma deslocação efetiva em serviço e que estejam cumpridos os respetivos requisitos.

E relativamente à Segurança Social?

As ajudas de custo, abonos de viagem e despesas de transporte também estão sujeitas a regras específicas em matéria contributiva.

Em termos gerais, passam a integrar a base de incidência contributiva na parte que ultrapasse os limites legalmente estabelecidos ou quando não sejam observados os pressupostos aplicáveis previstos para efeitos fiscais.

O correto enquadramento destas verbas é, por isso, relevante tanto em sede de IRS como perante a Segurança Social.

E quando é utilizada a viatura própria?

Quando o trabalhador utiliza a sua viatura própria ao serviço da entidade empregadora, pode ser atribuída uma compensação pela deslocação.

Também neste caso existem regras e limites fiscais que devem ser respeitados.

Despesas concretas associadas à deslocação, como portagens e estacionamento, quando devidamente comprovadas e suportadas no interesse da empresa, podem ser tratadas como reembolso de despesas, devendo existir documentação que demonstre a sua natureza profissional.

A documentação é fundamental

O pagamento de ajudas de custo e compensações pela utilização de viatura própria deve estar devidamente suportado.

Para efeitos de IRC, quando estes encargos não são faturados aos clientes, a empresa deve dispor, por cada pagamento efetuado, de um mapa que permita controlar as deslocações realizadas.

Esse registo deve permitir identificar, nomeadamente:

• Os locais da deslocação;
• O tempo de permanência;
• O objetivo da deslocação;
• E, quando é utilizada viatura própria, a identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos.

A ausência da documentação exigida pode comprometer a aceitação fiscal destes gastos.

E em sede de IRC?

Além da correta documentação das deslocações, as empresas devem ter atenção ao tratamento destes encargos em IRC.

As ajudas de custo e compensações pela utilização de viatura própria do trabalhador que sejam fiscalmente dedutíveis, mas não sejam faturadas aos clientes, podem estar sujeitas a tributação autónoma, nos termos previstos no Código do IRC.

Por isso, o tratamento destas despesas não deve ser analisado apenas do ponto de vista do trabalhador. É igualmente importante avaliar o impacto fiscal para a própria empresa.

Uma gestão rigorosa evita riscos

As ajudas de custo e despesas de deslocação fazem parte da realidade de muitas empresas portuguesas, mas o seu processamento deve ser efetuado com rigor.

A natureza da deslocação, os valores atribuídos, a documentação existente e o respetivo tratamento em IRS, Segurança Social e IRC devem ser analisados em conjunto.

Procedimentos internos claros e um acompanhamento contabilístico adequado permitem reduzir o risco de correções fiscais, juros ou outras penalizações e assegurar uma gestão mais transparente destas despesas.

Na Domingos Salvador®, acompanhamos as empresas no correto enquadramento contabilístico e fiscal das suas operações, contribuindo para uma gestão mais segura, rigorosa e informada.